documentation finance
121 - Programmation des travaux
NORME
L'expert-comptable programme l'exécution de ses missions. Cette démarche lui permet
d'assurer une affectation adéquate des collaborateurs aux missions.
(juillet 1990)
COMMENTAIRES DE LA NORME
Si l'on considère le nombre d'informations à recueillir et à apprécier, le nombre de contacts à prendre,
les divers délais à respecter, il n'est pas possible que l'expert-comptable puisse mener sa mission à
bonne fin sans qu'il en ait préalablement planifié l'exécution.
Il est également nécessaire de prévoir l'affectation des collaborateurs en fonction de leur compétence
et de leur disponibilité eu égard aux travaux à accomplir.
L’efficacité de la programmation suppose l'existence d'un processus permanent.
Les modalités de la programmation (fréquence, précision, moyens) seront fonction de la dimension et
de la nature des missions du cabinet. Il sera généralement nécessaire d'organiser les missions en les
faisant reposer sur un programme de travail et un budget.
Ces données peuvent permettre l'élaboration du planning annuel du cabinet et le suivi des temps.
Il est souhaitable qu'une trace d'une programmation effective figure dans les dossiers de travail de
l'expert-comptable.
NORMES GENERALES APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES MISSIONS
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122 - Lettre de mission
NORME
L'expert-comptable établit, en accord avec son client, un contrat définissant sa mission et
précisant les droits et obligations de chacune des parties. Il fait référence, le cas échéant,
aux normes professionnelles.
(juillet 1990)
COMMENTAIRES DE LA NORME
Modalités d'application
Le contrat passé avec le client donne lieu généralement à une lettre de mission qui fixe les obligations
réciproques et servira de preuve en cas de litige pour rechercher les responsabilités respectives.
La mission proposée doit être adaptée aux particularités du client ainsi qu'à ses besoins. Cela implique
que le professionnel ait pris connaissance de l'entreprise, et notamment de son organisation, afin de
définir le type de mission approprié et de proposer un budget d'honoraires.
Toute lettre de mission comprend généralement les éléments suivants :
- la qualification de la mission ainsi que sa description,
- la référence, le cas échéant, aux normes professionnelles de l'Ordre,
- les obligations de chaque partie,
- les délais d'exécution,
- les conditions financières,
- la durée de la mission,
- la mention que toute modification importante de la mission fera l'objet d'un avenant,
- les modes de reconduction ou de rupture le cas échéant,
- le mode de traitement des litiges.
Lorsque cela est nécessaire, elle fait l'objet d'une actualisation périodique.
NORMES GENERALES APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES MISSIONS
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Cas particuliers
Dans les missions récurrentes, l'expert-comptable peut estimer inadéquat de demander à un client de
signer une lettre de mission, quand il s'agit d'un client ancien eu égard à la bonne connaissance
réciproque des parties.
Bien qu'un contrat se prouve par tout moyen, il est souhaitable que l'expert-comptable envoie une
lettre de confirmation relative aux modalités en cours.
Exceptionnellement dans le cas de missions non récurrentes de faible importance, une note
d'honoraires libellée de façon détaillée pourra constituer un moyen de preuve du contrat.
NORMES GENERALES APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES MISSIONS
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123 - Délégation et supervision
NORME
Les missions de l'expert-comptable peuvent donner lieu à la constitution d'équipes.
L'expert-comptable peut se faire assister ou représenter par des collaborateurs. Toutefois, il
ne peut déléguer tous ses travaux et conserve la responsabilité finale de la mission en
organisant une supervision adéquate.
(juillet 1990)
COMMENTAIRES DE LA NORME
Organisation de l'équipe
Cette organisation se réalise :
- par une répartition des tâches entre les divers niveaux des collaborateurs,
- par une répartition dans le temps des travaux à effectuer.
Le travail de l'équipe est organisé dans le cadre d'un programme de travail. Une organisation
satisfaisante de la supervision est de nature à concilier les impératifs de la qualité de travail et du coût
de la mission.
Conditions de la délégation
L'expert-comptable pourra déléguer une partie de ses travaux en fonction :
- du volume de la mission,
- des délais à respecter,
- du niveau de qualification des travaux à effectuer,
- de la complexité des problèmes à résoudre.
Limites de la délégation
L’article 12 de l'Ordonnance de 1945 modifiée précise que "les experts-comptables assument dans
tous les cas la responsabilité de leurs travaux et activités... Les travaux et activités doivent être assortis
de la signature personnelle de l'expert-comptable ainsi que du visa ou de la signature sociale" (dans le
cas des sociétés d'expertise comptable).
NORMES GENERALES APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES MISSIONS
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Sont de la seule responsabilité de l'expert-comptable les interventions suivantes : acceptation ou refus
des missions, signature de la lettre de mission (ou de la lettre de rupture), examen et signature des
rapports et de toute autre attestation d'information établie à la demande d'un client. La délégation ne
constitue en aucun cas un transfert de la responsabilité de l'expert-comptable.
Modalités de la supervision
La délégation implique en contrepartie un contrôle des travaux réalisés. L'expert-comptable organise
la supervision des missions qui lui sont confiées en fonction des caractéristiques de celles-ci.
Cette supervision peut être en partie assurée par des collaborateurs possédant le niveau de
compétence requis, c'est-à-dire les capacités et une expérience correspondant aux responsabilités qui
leurs sont confiées.
Elle s'exerce principalement par la revue des dossiers de travail, afin de s'assurer que les travaux
progressent selon le programme et les délais prévus, de contrôler le travail des collaborateurs et de
fournir les orientations appropriées.
Elle contribue, par ailleurs, à la formation des membres de l'équipe.
Matérialisation de la supervision
La supervision peut se traduire notamment :
- par une note de commentaires,
- par un paraphe ou des annotations sur des documents établis par les collaborateurs ou tous autres
documents de travail,
- par les notes personnelles de l'expert-comptable sur des points qu'il a résolus lui-même.
Le degré de supervision est variable selon le dossier concerné et l'équipe ayant participé à la mission.
NORMES GENERALES APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES MISSIONS
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124 - Utilisation des travaux d’autres professionnels
NORME
L'expert-comptable qui est conduit à utiliser les travaux d'autres conseils extérieurs à
l'entreprise apprécie dans quelle mesure ces travaux peuvent servir les objectifs de sa
mission et être pris en considération. Il a recours à un technicien dès lors que l'exécution
d'une mission nécessite des compétences particulières.
(juillet 1990)
COMMENTAIRES DE LA NORME
Lorsqu'il fait référence à des travaux réalisés par d'autres professionnels, l'expert-comptable, procède
à une étude critique de ces travaux et documente ce travail.
Modes de relations
L'expert-comptable peut se faire communiquer par l'entreprise les rapports établis par les autres
conseils de celle-ci ou ses services internes. Il peut, avec l'accord du client, entrer en contact direct
avec ces professionnels. La courtoisie mais aussi l'absence de complaisance guide ses relations avec
ces conseils.
Collaboration entre deux experts comptables
Un expert-comptable peut faire appel, à condition d'en informer son client, à l'un de ses confrères
spécialiste dans tel ou tel domaine (ex. informatique). Dans ce cas le membre de l'Ordre conserve,
vis-à-vis de son client, la responsabilité de la mission que celui-ci lui a confiée.
NORMES GENERALES APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES MISSIONS
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125 - Documentation des travaux
NORME
Une bonne organisation des missions implique la tenue de dossiers de travail. Ils facilitent la
compréhension et le contrôle des travaux. Ils permettent à l'expert-comptable de
matérialiser la mise en oeuvre de ses diligences, pour toute mission qu'il a accomplie.
L'expert-comptable conserve ses dossiers de travail durant la période de prescription légale
et en préserve la confidentialité.
(juillet 1990)
COMMENTAIRES DE LA NORME
Objectifs
Le dossier de travail constitue un outil guidant l'expert-comptable et ses collaborateurs dans
l'organisation et l'exécution de la mission.
Il permet de s'assurer que chaque point important de la mission a été couvert et facilite ainsi le contrôle
par l'expert-comptable des travaux des collaborateurs.
Il facilite la recherche des informations que l'expert-comptable est amené fréquemment à donner à son
client.
Par ailleurs, le dossier de travail constitue un moyen efficace de prise de connaissance de l'entreprise
cliente.
Il permet ainsi d'assurer une bonne transmission de la mission, lorsque de nouveaux collaborateurs
sont amenés à intervenir.
Il contribue à améliorer la qualité des interventions ultérieures, dans la mesure où les éléments qu'il
contient (description de l'entreprise, difficultés rencontrées…) permettront de compléter ou de
préciser le programme de travail.
Enfin, le dossier de travail constitue un élément de preuve de l'accomplissement des diligences
professionnelles. Il met en évidence la nature et l'étendue des travaux de l'expert-comptable. Il permet
de matérialiser les constatations que celui-ci a faites et de justifier les conclusions auxquelles il est
parvenu.
Contenu du dossier de travail
Il n'est pas envisageable, en raison de la variété des missions et de leurs modalités d'exécution, de
préciser un contenu obligatoire du dossier de travail ; toutefois, certains documents fondamentaux
NORMES GENERALES APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES MISSIONS
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paraissent devoir trouver leur place dans un dossier de travail répondant aux objectifs définis
précédemment :
- la lettre de mission,
- les pièces justifiant les interventions auprès du client pour obtenir les informations et documents
nécessaires à l'exercice de la mission,
- les informations reçues du client et des tiers,
- les documents établis par l'expert-comptable.
Le dossier peut comprendre les éléments nécessaires au suivi administratif de la mission (budget, suivi
des temps passés, facturation…).
Le dossier de travail ne comporte que les éléments significatifs de la mission exécutée et ne doit pas
être considéré comme une fin en soi.
Structure et forme du dossier de travail
Le dossier de travail est l'un des éléments de l'organisation interne du cabinet. Une structure ou une
forme particulière des dossiers de travail ne peut donc être préconisée. Toutefois, il importe, afin de
faciliter l'accès aux dossiers, que l'expert-comptable opte pour une structure et une forme définies.
Lorsque la mission est répétitive et porte sur plusieurs périodes, le dossier peut être divisé en deux
parties :
- une partie permanente est constituée de l'ensemble des documents susceptibles d'être utiles à
l'exécution des missions successives et qui présentent donc un intérêt durable ;
- une seconde partie comporte les documents relatifs aux travaux concernant la période.
Pour ces missions, il est également efficace d'utiliser des documents de travail normalisés.
Propriété, conservation et consultation des dossiers de travail
Les dossiers de travail appartiennent à l'expert-comptable qui doit prendre toute mesure utile pour
assurer leur conservation pendant la durée de la prescription légale et éviter la divulgation inconsidérée
de leur contenu.
Pour ce qui est de la documentation propre à l'expert-comptable, le client doit être considéré comme
un tiers, au regard du secret professionnel.
NORMES GENERALES APPLICABLES A L’ENSEMBLE DES MISSIONS
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Les documents confidentiels ne pourront lui être communiqués qu'avec l'accord du professionnel. Les
informations couvertes par le secret professionnel ne semblent pas pouvoir lui être communiquées.
Il faut entendre par documentation propre à l'expert-comptable toutes les pièces qui n'appartiennent
pas au client ou qui n'ont pas été établies pour lui être délivrées à l'occasion de l'exécution de la
mission.
130 - Norme de rapport
NORME
Les missions de l'expert-comptable donnent généralement lieu à une communication écrite.
Le document établi est différent selon le type d'intervention. Il est réalisé dans le but de
faire connaître au client et, le cas échéant, aux tiers lecteurs, la nature des travaux effectués
par l'expert-comptable et les conclusions émises à l'issue de ses travaux.
(juillet 1990)
COMMENTAIRES DE LA NORME
Le document établi peut prendre des formes variables : lettre, attestation, note de commentaires.
Il est fait référence aux normes professionnelles régissant la mission, lorsqu'elles existent.
Le document est daté et signé par le membre de l'Ordre et éventuellement par le collaborateur l'ayant
assisté dans la conduite de la mission.
Dans les sociétés d'expertise comptable, les travaux sont assortis de la signature personnelle de
l'expert-comptable ayant conduit la mission, ainsi que de la signature sociale. Cette signature sociale
est délivrée par un représentant légal2 ou un autre expert-comptable inscrit ayant reçu délégation à cet
effet.
Il est adressé au seul client, qui en gère la diffusion.
Cas particulier
Exceptionnellement dans le cas de missions non récurrentes de faible importance, l'expert-comptable
pourra choisir de faire un compte rendu oral de sa mission.
2 Aux termes de la loi du 8 août 1994, tous les dirigeants de sociétés d'expertise comp table doivent être des expertscomptables
inscrits à l'Ordre. Les sociétés existantes ayant cinq ans pour se mettre en conformité avec la loi, il
convient de préciser que, pendant cette période transitoire tout comme dans le régime antérieur, la signature sociale
ne saurait être apposée par un représentant légal qui ne serait pas un expert-comptable inscrit au tableau de l'Ordre.


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